Arquivo morto e LGPD: qual a relação? Tão certa como a necessidade de efetuar uma revisão crítica dos arquivos ao final ou início de um exercício, é a vontade com que os funcionários aceitam a designação para essa atividade. Normalmente é nessas horas que as empresas costumam transferir os arquivos que não deverão mais ser utilizados com tanta frequência, mas que ainda precisam ser guardados, e descartam aqueles que já não são mais necessários.
Arquivo morto para as empresas
Grande parte das empresas não possuem um procedimento validado para gerenciamento de arquivo morto e, o que normalmente ocorre, é que os funcionários designados para efetuar o descarte, por receio de destruir algum documento indevidamente, acabam adotando a filosofia do “deixa quieto”.
– Mas na caixa está marcado “Descartar ao final de 2019”, por que vamos manter?
– Vamos manter para não ter que revisar se a pessoa que anotou fez seu trabalho direito. Ela nem está mais na empresa e se algo der errado será de nós que cobrarão respostas. Além disso, essa sala de arquivo morto comporta tranquilamente o arquivamento de mais 5 anos sem descarte, então para que correr riscos desnecessários.
– Vamos só colocar nas caixas o que o pessoal pediu – mas anota sempre um ano a mais do que eles escreveram. Sabe como é, na dúvida, mantenha mais tempo.
Profissionais da área jurídica e contabilidade normalmente tentam se esquivar de cravar exatamente quando um documento pode ser descartado. Obviamente não é por medo ou desconhecimento, mas o emaranhado da legislação somado a uma série de eventos que possam ocorrer entre o momento que o documento foi para arquivo até o descarte, que poderia prolongar a vida útil dele, seja em razão de alguma ação judicial ou de alterações na legislação, dentre outros.
A importância da organização do arquivo morto
A colaboração desses profissionais é imprescindível. Uma sugestão seria tentar estabelecer um padrão através das entidades de classe, já que nesse caso, o custo com os profissionais ficaria diluído entre os associados. Essa preocupação decorre do fato de que a partir da vigência da LGPD, prevista para Agosto de 2020, todos os dados pessoais em tratamento pela empresa, e isso inclui arquivamento também, deverão estar em conformidade com a nova Lei.
Com isto, eventuais tratamentos indevidos ou vazamentos poderão sofrer sanções de várias ordens, financeira ou em relação a imagem da empresa. A pergunta é, para quê correr riscos com documentos e informações que não são mais necessárias ou cuja manutenção não seja obrigatória? Pense nisso e estabeleça um procedimento para essa atividade que permita que os funcionários a executem adequadamente, desta forma sua empresa somente terá que se preocupar com os documentos que são imprescindíveis. Arquivo morto e LGPD: qual a relação?
Duas informações adicionais:
– De maneira geral, documento digitalizados podem ser aceitos em substituição aos documentos físicos originais. Analise essa possibilidade, já que armazenamento digital é mais simples e de menor custo e porque evita duplicidade de arquivamento.
– Fitas e Discos de backup também armazenam dados pessoais e devem ser tratados de forma semelhante aos documentos físicos. São imprescindíveis? Guarde e assuma as responsabilidades; não sendo, descarte adequadamente.
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:: Veja também:
– Por que você deve começar a se preparar para LGPD?
– O que você deve comprar para se adequar a lgpd?
– Empresas não estão preparadas para LGPD